Unternehmen, Freelancer und sogar Privatpersonen erhalten teilweise unübersichtliche große Mengen an Rechnungen, die sich nur mit beträchtlichem Aufwand verwalten lassen. Es kann nämlich sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, Rechnungen zu erfassen, zu prüfen, zu zahlen und am Ende zu archivieren. Ein automatisches Rechnungsmanagement kann Dir jedoch viele Aufgaben abnehmen und die Prozesse deutlich entschlacken.
Lösungen, wie Getmyinvoices und Invoicefetcher, bieten Dir als Nutzer zahlreiche praktische Funktionen, die die Rechnungsverwaltung fast schon automatisieren. Doch beide Programme haben auch ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile, ein direkter Vergleich ist also ausgesprochen wichtig.
Rechnungsmanagementsoftware im Vergleich
Aufgrund der unterschiedlichen Funktionen, Leistungen und Preise ist eine Vergleichbarkeit nur mit einem methodischen Vorgehen möglich. Deswegen solltest Du Dir zunächst einige grundsätzliche Aspekte beim jeweiligen Anbieter anschauen, bevor Du dann persönliche Anforderungen einbeziehst.
Einige Punkte sind dabei besonders wichtig:
- Bietet die Software alle notwendigen Funktionen an?
- Ist die Bedienung und Integration einfach gestaltet?
- Sind die Kosten niedrig und transparent?
- Gibt es einen hilfsbereiten Kundensupport?
- Passt die Lösung zum eigenen Workflow?
Es gibt natürlich noch viele weitere Faktoren, die für Dich persönlich eine wichtige Rolle spielen können. Prüfe deswegen am Ende immer möglichst genau, welche Spezifikationen die jeweilige Software erfüllt.
Was sind die Vorteile eines automatischen Rechnungsmanagements?
Viele Unternehmen verbringen heutzutage immer noch weitaus mehr Zeit mit dem Rechnungsmanagement, als im Zeitalter der Digitalisierung eigentlich notwendig wäre. Denn es gibt smarte Lösungen, die viele Arbeiten automatisieren können. Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand: Aufwände und Kosten zur Verwaltung von Rechnung sinken rapide ab. Mitarbeiter haben anschließend umso mehr Zeit, sich auf die wichtigen Aufgaben im Alltag konzentrieren zu können.
So hilft ein automatisches Rechnungsmanagement Dir beispielsweise dabei, alle Rechnungen zu erfassen, zu zahlen und zu archivieren. Die Fehlerquote reduziert sich ebenfalls ganz erheblich, denn manuelle und menschliche Fehler sind praktisch ausgeschlossen. Weiterhin bieten solche Tools sogar die Option, gewünschte Rechnungen direkt an den Steuerberater weiterzuleiten. Letztlich vereinfacht das auch die Kommunikation und den Jahresabschluss.
Getmyinvoices vs. Invoicefetcher im Vergleich
Prinzipiell können beide Anbieter alle wichtigen Anforderungen zur smarten Rechnungsverwaltung spielend leicht erfüllen. Dennoch gibt es einige Vor- und Nachteile bei der jeweiligen Lösung – ein Vergleich kann also überaus sinnvoll sein.
Getmyinvoices
Hinter der beliebten Lösung Getmyinvoices steht der Anbieter fino data services aus Deutschland. Es handelt sich dabei um ein junges und agiles FinTech-Unternehmen, das hauptsächlich durch seine hohe Kundenorientierung überzeugt.
Funktionen
Getmyinvoices bietet Nutzern ein automatisches Rechnungsmanagementsystem, das alle Prozesse drumherum erheblich entschlacken kann. Das automatische Sammeln von Belegen funktioniert direkt über das jeweilige Kundenportal, das die Rechnung ausstellt, oder über den E-Mail-Empfang sowie die smarte Scan-App. Auf diese Weise gelingt die einfache Erfassung sowohl digitaler als auch physischer Rechnungen.
Im nächsten Schritt erlaubt die Software dann die denkbar einfache und digitale Freigabe von Rechnungen. Niemand muss mehr händisch Unterschriften einsammeln, damit eine Rechnung bezahlt werden kann. Die Verarbeitung geschieht also vollkommen digital und ist damit schneller und sicherer als jemals zuvor. Am Ende lassen sich dann alle Rechnungen & Dokumente einfach speichern und bei Bedarf exportieren.
Integrationen
Doch eine gute Software für automatisches Rechnungsmanagement muss vor allem auch umfassend in den Arbeitsalltag integriert sein. Getmyinvoices kann mit unzähligen Integrationen zu allen beliebten Buchhaltungsprogrammen glänzen, darunter zum Beispiel lexoffice, sevDesk und DATEV. Aber auch Dokumentenmanagementsysteme und E-Commerce-Plattformen werden umfassend abgedeckt.
Sogar Dein Steuerberater kann Getmyinvoices nutzen, um die Kollaboration mit Dir und Deinem Unternehmen vollständig zu digitalisieren. Dabei erhält er Zugang zu allen wichtigen Rechnungen, die er anschließend für einen noch schnelleren Jahresabschluss verwenden kann. Auch das eigene Bankkonto lässt sich problemlos verknüpfen, um eine transparente Verbindung zum tatsächlichen Geldfluss zu schaffen.
Preise
Der Anbieter setzt auf fünf verschiedene Pakete, die im Wesentlichen die Anzahl der Nutzer, Portalverbindungen und Dokumente nach oben skaliert. Das heißt, wenn Du mehr zahlst, kannst Du mehr Rechnungen verarbeiten. Das günstigste Paket fängt bei 11 Euro im Monat an, im Jahresangebot kostet es 95 Euro (ein Rabatt von immerhin 37 Euro).
Am anderen Ende kostet die Enterprise-Version 59 Euro im Monat oder 559 Euro im Jahr. Prinzipiell sind die verschiedenen Pakete einfach gegliedert und durchweg transparent. Mit dem optionalen Add-on „Workflow-Management“ verdoppeln und verdreifachen sich alle Preise, je nach Paket.
Invoicefetcher
Ein weiteres beliebtes Programm für automatisches Rechnungsmanagement ist Invoicefetcher. Das gleichnamige Unternehmen dahinter ist ebenfalls in Deutschland ansässig und befindet sich seit fast 10 Jahren erfolgreich im Geschäft. In dieser Zeit konnte es viele namhafte Kunden gewinnen.
Funktionen
Invoicefetcher stellt vor allem das Herunterladen und Speichern von Rechnungen aus Kundenportalen und E-Mails in den Vordergrund. Denn mit steigender Digitalisierung werden andere Methoden zur Rechnungsstellung zunehmend unbeliebter. Das kostet zwar ein wenig Flexibilität beim Automatisieren von Papierrechnungen, doch prinzipiell erfüllt das für die meisten Anwender ebenfalls alle Anforderungen.
Anschließend speichert die leistungsstarke Software alle Rechnungen in der Cloud ab, auf die dann gleich mehrere berechtigte Personen im Unternehmen bei Bedarf problemlos zugreifen können. Das macht das Rechnungsmanagement nicht nur unglaublich effizient, sondern schafft auch eine transparente Arbeitsumgebung.
Integrationen
Auch Invoicefetcher lässt sich zu zahlreichen Buchhaltungsprogrammen integrieren, um einen automatischen Austausch zu ermöglichen, doch andere Programme werden in der Regel nicht abgedeckt. Es gibt also eine weitaus geringere Deckung als beim Konkurrenten Getmyinvoices.
Das erfüllt zwar trotzdem die grundsätzliche Anforderung an ein automatisches Rechnungsmanagement, doch einige Zusatzanwendungen könnten dabei verwehrt bleiben. So besteht beispielsweise nur mit Umwegen die Möglichkeit, Rechnungen in einem eigenen System hochzuladen. Oder Du musst zumindest vorher einen Prozess aufsetzen, der das automatisiert.
Preise
Bei den Preisen kann Invoicefetcher jedoch voll und ganz überzeugen. Es gibt insgesamt sechs Tarife, wobei der erste davon sogar vollkommen kostenlos ist. Dafür erhältst Du immerhin noch zwei Online-Portale, die Du mit dem System verknüpfen kannst. Als direkter Vergleich kann am ehesten der Starter-Tarif mit fünf Online-Portalen dienen, der hier 8,99 Euro im Monat kostet.
Getmyinvoices verlangt für fünf Portalverbindungen auf monatlicher Basis hingegen 11 Euro im Monat, also rund 20 % mehr. Das größte Paket namens Professional kostet bei Invoicefetcher 33,99 Euro im Monat und ist damit ebenfalls günstiger als das vergleichbare Angebot des Konkurrenten.
Vergleichstabelle
| Getmyinvoice | Invoicefetcher | |
|---|---|---|
| Funktionen | ++ | + |
| Integrationen | ++ | + |
| Preise | + | ++ |
Fazit: Getmyinvoice bietet mehr – Invoicefetcher ist günstiger
Abschließend lässt sich sagen, dass beide Programme die wichtigsten Anforderungen an automatisches Rechnungsmanagement bestens erfüllen. Getmyinvoice hat jedoch aufgrund der weiteren Funktionen und besseren Integrationsmöglichkeiten in diesen Bereichen die Nase vorn, Invoicefetcher kann hingegen bei der Preisgestaltung überzeugen und sogar kostenlos genutzt werden. Am Ende musst Du also entscheiden, was Dir persönlich wichtiger ist.
Möchtest Du beide Programme mit all ihren Funktionen vorab ausprobieren? Das geht natürlich auch. Du kannst Getmyinvoices ohne Kreditkarte 14 Tage lang kostenlos testen. Oder Du schaust Dir alle Funktionen von Invoicefetcher an, indem Du Dich einfach zur Demo anmeldest.